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Tu l'as, tu as le pouvoir

La Business Intelligence, cost-killer mais user-friendly

Pour améliorer les prises de décision sur sa production mondiale, la société d’études de marché GfK a mis en place un système global de collecte de données. Avec la volonté d’adapter l’outil aux contraintes et aux besoins de ses utilisateurs.

Crédit : Fotolia Si notre groupe international dispose bien sûr d’outils de pilotage financiers, les indicateurs qu’ils produisent ne sont pas reliés à la production. Nous ne possédons ni outils, ni indicateurs partagés pour piloter cette dernière dans la centaine de pays où nous sommes présents. En mettant en place une application dédiée, baptisée Ariane, le groupe entend mieux ajuster les moyens mis en œuvre dans telle ou telle région avec les impératifs de production.

Par exemple, il s’agit de mesurer combien d’heures requiert telle activité ou quelle est la proportion de prestations achetées à des sous-traitants pour répondre à telle ou telle demande. L’objectif consiste à trouver des leviers pour améliorer l’efficacité de notre production, en optimisant nos coûts. Si on se rend compte, par exemple, qu’un pays passe en moyenne sur chacune de ses interviews (base de la réalisation des études, NDLR) deux à trois fois plus de temps que la moyenne mondiale, cela signifie sans doute qu’il faut optimiser les procédures à cet endroit. De même, si dans un autre pays, le taux d’occupation des centres de collecte est très élevé, nous pouvons décider d’y déployer des moyens supplémentaires. Nous sommes ainsi en mesure, via ce projet, de piloter les pays au mois le mois, rythme de rafraîchissement des données que nous avons choisi. Et de leur affecter un objectif d’utilisation de nos centres de service partagés, situés dans des pays à bas coût.

Aller vite, miser sur des outils intuitifs

Par expérience, je sais qu’un projet de ce type doit aller vite et qu’une grande attention doit être portée à l’ergonomie de l’outil. Nous ne pouvions former des gens dans la centaine de pays où opère le groupe, or la collecte de l’information repose sur ces utilisateurs partout dans le monde. D’emblée, nous avons donc misé sur une technologie simple – un portail Web – et sur des choix d’interface intuitifs : cartes, utilisation de technologies Web dynamiques, ergonomie inspirée des dernières générations d’interfaces. Le tout couplé à des règles de cohérence embarquées dans l’outil, permettant de détecter les erreurs de saisie.

Pour s’assurer de l’adhésion des utilisateurs aux projets, il faut encore s’astreindre à ne pas travailler sur les données rêvées – celle qu’aimerait avoir en mains tout directeur de production -, mais sur le minimum nécessaire pour disposer de premières analyses. Faute de quoi la collecte des données se révélera impossible. Il s’agit donc de trouver le plus petit dénominateur commun parmi les règles de reporting que pratique chaque pays, avec ses spécificités culturelles ou historiques. Par exemple, dans notre métier, le nombre d’interviews.

Aller vers la mesure de coûts unitaires

Passé ce stade, la priorité des priorités est de fournir aux utilisateurs des différents pays – ceux sans qui il n’y a pas de collecte de données – un premier feed-back, en modulant les informations accessibles via une gestion fine des droits d’accès au portail. Chaque salarié du groupe peut ainsi visualiser les indicateurs de son pays ainsi que ceux de la région du monde à laquelle il appartient. Les patrons de pays, qui bénéficient d’informations plus complètes que leurs salariés, apprécient, eux, la diffusion d’indicateurs simples et pertinents pour leur activité de manager.

Si la direction des opérations dispose également de sa propre interface dans Ariane, avec notamment un outil de suivi de la collecte des données, l’exploitation et l’analyse des données sont pour l’heure effectuées dans un second environnement, via des indicateurs développés a posteriori. Ce qui nous rend quasi-autonomes sur ce sujet.

Conçu sur la base de développements spécifiques, réalisés dans un mode très itératif (on parle de méthodes agiles), Ariane doit être considéré comme un actif de l’entreprise, sur la base duquel de nouvelles fonctionnalités peuvent venir se greffer. En effet, grâce à ce projet, nous disposons d’un point de contact dans chaque pays ainsi que d’une forme de crédibilité, assise par les premiers rapports diffusés en 2010. Sur ce socle, nous voulons aller plus loin. Par exemple, en se servant de l’outil pour faire l’inventaire des logiciels et équipements informatiques utilisés dans tous les pays ; une demande qui émane de la DSI. Mais notre ambition principale consiste à nous orienter vers la mesure de coûts unitaires, ce qui nous permettrait d’optimiser les décisions d’utilisation de nos centres de services partagés, implantés dans des pays à bas coût.

 

Source : http://technologies.lesechos.fr

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